Cada año las empresas en Colombia deben realizar un proceso clave dentro de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST): la autoevaluación de los estándares mínimos y su respectivo registro ante el Ministerio del Trabajo.

Este procedimiento permite verificar el nivel de cumplimiento del sistema de gestión y definir acciones de mejora que fortalezcan la prevención de riesgos laborales.

Para la vigencia 2026, el Ministerio del Trabajo recordó a empleadores y contratantes sus obligaciones a través de la Circular 027 de 2026 del Ministerio del Trabajo, estableciendo los plazos y lineamientos para realizar el registro correspondiente a la vigencia 2025.

Comprender este proceso es fundamental para evitar incumplimientos normativos y garantizar una gestión adecuada de la seguridad y salud en el trabajo.

¿Qué son los estándares mínimos del SG-SST?

Los estándares mínimos del SG-SST corresponden a los requisitos básicos que deben cumplir las organizaciones para implementar adecuadamente el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Estos estándares permiten evaluar aspectos fundamentales como:

• Organización del sistema de gestión

• Identificación y control de riesgos laborales

• Capacitación de los trabajadores

• Investigación de incidentes y accidentes

• Gestión documental del sistema

• Acciones de mejora continua

La evaluación de estos criterios permite determinar el nivel de cumplimiento del sistema dentro de la empresa y establecer acciones para fortalecerlo.

¿Quiénes deben realizar este registro?

La circular establece que deben cumplir con este proceso diferentes actores del Sistema General de Riesgos Laborales, entre ellos:

• Empresas públicas y privadas

• Empleadores con trabajadores dependientes

• Contratantes de personal bajo contrato civil, comercial o administrativo

• Trabajadores independientes con personal a cargo

• Empresas de servicios temporales

• Organizaciones del sector solidario y cooperativo

El objetivo es asegurar que todas las organizaciones implementen medidas efectivas para prevenir accidentes y enfermedades laborales.

Registro de estándares mínimos SG-SST 2026: paso a paso

A continuación te explicamos el proceso que deben seguir las empresas para cumplir correctamente con el registro.

1. Realizar la autoevaluación del SG-SST en diciembre

Cada año las empresas deben realizar la autoevaluación de los estándares mínimos durante el mes de diciembre, utilizando la tabla de valores establecida en la normatividad vigente.

Esta evaluación permite determinar el porcentaje de cumplimiento del sistema de gestión y detectar posibles brechas en la implementación.

2. Analizar los resultados de la evaluación

Una vez finalizada la autoevaluación, la empresa debe analizar los resultados obtenidos para identificar:

• Fortalezas del sistema

• Aspectos que requieren mejora

• Procesos que deben fortalecerse

Este análisis es fundamental para orientar las acciones del sistema de gestión en el siguiente periodo.

3. Elaborar el plan de mejoramiento

Con base en los resultados de la evaluación, la empresa debe formular un plan de mejoramiento de los estándares mínimos.

Este plan puede incluir acciones como:

• Implementación de nuevos controles de riesgo

• Actualización de procedimientos

• Programas de capacitación

• Fortalecimiento de la gestión documental

• Mejora de los procesos de seguimiento del SG-SST

El objetivo es avanzar hacia un mayor nivel de cumplimiento del sistema.

4. Enviar la autoevaluación y el plan de mejora a la ARL

Las empresas deben remitir copia de la autoevaluación y del plan de mejoramiento a su Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

La ARL revisará la información y podrá emitir recomendaciones para fortalecer la gestión del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

5. Registrar la información en la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales

Posteriormente, la empresa debe registrar la autoevaluación y el plan de mejora en la plataforma habilitada por el Ministerio del Trabajo:

https://sgrl.mintrabajo.gov.co

Este registro permite a las autoridades realizar seguimiento al cumplimiento de los estándares mínimos en las organizaciones.

6. Cumplir con el plazo establecido para 2026

De acuerdo con la circular, el registro correspondiente a la autoevaluación de la vigencia 2025 debe realizarse hasta el 31 de julio de 2026.

Cumplir con este plazo es fundamental para evitar posibles requerimientos por parte de la autoridad laboral.

Errores comunes al registrar los estándares mínimos

En muchas organizaciones el proceso se realiza de forma incorrecta. Algunos errores frecuentes son:

• Realizar la autoevaluación sin evidencia documental

• No enviar el plan de mejora a la ARL

• Registrar información que no coincide con la gestión real del sistema

• No implementar las acciones definidas en el plan de mejora

• No realizar el registro dentro del plazo establecido

Evitar estos errores es clave para asegurar el cumplimiento normativo y fortalecer el sistema de gestión.

La Circular 027 de 2026 refuerza la importancia de que las empresas en Colombia realicen y registren correctamente la autoevaluación de los estándares mínimos del SG-SST, como parte del compromiso con la seguridad y salud de los trabajadores.

Más allá del cumplimiento normativo, este proceso permite identificar oportunidades de mejora y fortalecer la gestión preventiva dentro de las organizaciones.

En ASC Consultores acompañamos a las empresas en la implementación, evaluación y mejora de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, garantizando que el cumplimiento de la normativa se traduzca en entornos laborales más seguros, eficientes y sostenibles.